Datenschutz

Kontrollo — App und Weboberfläche der Staffsec Solution GmbH

Kontrollo ist ein internes Arbeitsmittel der Staffsec Solution GmbH. Mit der App dokumentieren unsere Fahrerinnen und Fahrer Kontrollfahrten und Revierdienste: Sie melden Dienstbeginn und Dienstende, fahren eine Strecke ab, halten Mängel fest und unterschreiben den Bericht. Die App ist nicht für die Allgemeinheit bestimmt; es gibt keine öffentliche Anmeldung.

1. Verantwortlich

Staffsec Solution GmbH
Großflecken 48, 24534 Neumünster
Telefon 04321 7833590
Handelsregister: Amtsgericht Kiel, HRB 25425 KI
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE359605990
Vertreten durch die Geschäftsführerin Britta Hansen

Datenschutzbeauftragter und Kontakt

Datenschutzbeauftragter der Staffsec Solution GmbH ist Marco Döhle.
Anfragen zum Datenschutz, insbesondere zu den unten genannten Rechten, richten Sie bitte an marco.doehle@staffsec.de oder schriftlich an die oben genannte Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutz".

2. Welche Daten verarbeitet werden

Daten	Wann sie entstehen	Wozu
Anmeldename, Name, Rolle, Zeitpunkt der letzten Anmeldung	beim Einrichten des Zugangs und bei jeder Anmeldung	Zugang und Zuordnung: jede Eintragung im Bericht trägt den Namen dessen, der sie gemacht hat
Sitzungskennung, Gerätebezeichnung, IP-Adresse	bei der Anmeldung	angemeldet bleiben; erkennen, von welchem Gerät ein Zugang benutzt wird
Standort (Breite, Länge, Genauigkeit, Zeitpunkt)	während einer laufenden Kontrollfahrt; während der Nutzung eines Dienstfahrzeugs (von der Fahrzeugübernahme bis zur Fahrzeugrückgabe im laufenden Dienst); sowie beim Melden von Dienstbeginn und Dienstende, beim Auslösen eines Notrufs und beim Anlegen eines Fahrzeugprotokolls	Nachweis gegenüber dem Auftraggeber, dass die beauftragte Strecke tatsächlich befahren wurde; Einsatzsteuerung und Standort der Dienstfahrzeuge (Fuhrparkführung, Disposition, Hilfe bei Panne oder Unfall); Auffinden im Notfall
Fotos, dazu Aufnahmezeit und Aufnahmeort	wenn ein Mangel oder ein Fahrzeugzustand fotografiert wird	Beleg des dokumentierten Zustands
Unterschrift als Bild, mit Zeit und Ort	beim Abschluss eines Berichts	Bestätigung der Richtigkeit des Berichts
Dienstzeiten (Beginn, Ende, Ort)	bei der Zeiterfassung	Arbeitszeitnachweis und Abrechnung
Kilometerstand, Fahrzeug, Angaben der Abfahrtkontrolle	beim Übernehmen eines Dienstfahrzeugs	Fahrzeugverwaltung und Halterpflichten
Push-Adresse des Geräts	wenn Benachrichtigungen erlaubt werden	Hinweise zu Aufträgen und Rückfragen

Wann der Standort erfasst wird. Die Aufzeichnung läuft während einer gestarteten Kontrollfahrt sowie während der Nutzung eines Dienstfahrzeugs: ab der Fahrzeugübernahme im laufenden Dienst bis zur Fahrzeugrückgabe. In dieser Zeit sieht die Leitstelle den Standort des Fahrzeugs und die gefahrene Strecke (Live-Tour) — so wie bei einer Fahrzeugortung im Auto. Die Erfassung ist an das Fahrzeug gebunden: vor dem Einchecken, nach der Fahrzeugrückgabe und nach dem Dienstende ermittelt die App keine Position, und der Server nimmt auch keine an. Solange geteilt wird, zeigt die App unten den Hinweis „Standort wird mit der Leitstelle geteilt", und Android zeigt eine dauerhafte Benachrichtigung an. Eine verdeckte Ortung gibt es nicht. Die Punkte der Live-Tour werden nach 90 Tagen gelöscht.

Die App verarbeitet keine Kontakte, keine Kalender, keine Telefonnummern und keine Daten anderer Apps. Sie enthält keine Werbung und keine Bausteine zur Reichweitenmessung oder Nutzerverfolgung.

3. Rechtsgrundlage

Für Beschäftigte: § 26 Absatz 1 BDSG in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO — die Verarbeitung ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, insbesondere für Arbeitszeitnachweis und Leistungsdokumentation.
Für den Nachweis gegenüber Auftraggebern: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO — Erfüllung des Bewachungsvertrags, der den Nachweis der gefahrenen Kontrollen verlangt.
Für den Notruf und die Fahrzeugdokumentation: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Sicherheit der eingesetzten Personen und an der Erfüllung der Halterpflichten.

4. Wer die Daten bekommt

Die Leitstelle und die Verwaltung der Staffsec Solution GmbH, soweit sie die Daten für ihre Aufgabe brauchen.
Auftraggeber erhalten den fertigen Kontrollbericht der sie betreffenden Baustelle, einschließlich der Zeiten, der gefahrenen Strecke, der festgehaltenen Mängel und der zugehörigen Fotos. Standortdaten außerhalb dieses Berichts werden nicht weitergegeben.
Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.
Für den Versand von Benachrichtigungen an Android-Geräte wird der Push-Dienst des Geräteherstellers benutzt. Dabei wird kein Berichtsinhalt übertragen.

5. Wie lange gespeichert wird

Kontrollberichte werden so lange aufbewahrt, wie es der zugrunde liegende Auftrag und die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen verlangen. Zugangsdaten werden gelöscht, wenn der Zugang nicht mehr gebraucht wird.

Standortspuren und Fotos sind Teil des Leistungsnachweises eines Kontrollberichts. Sie werden gespeichert, solange der Bericht zum Nachweis der erbrachten Leistung gegenüber dem Auftraggeber benötigt wird, längstens bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für den zugehörigen Bericht, und danach gelöscht. Standortdaten entstehen ausschließlich während einer gestarteten Kontrollfahrt, während der Nutzung eines Dienstfahrzeugs (Fahrzeugübernahme bis Rückgabe) oder bei einer ausdrücklichen Ortsangabe (Dienstbeginn, Notruf, Fahrzeugübernahme). Die Standortpunkte der Fahrzeugnutzung (Live-Tour) werden 90 Tage aufbewahrt und danach gelöscht.

Löschung Ihrer Daten beantragen (App Kontrollo)

Konten in der App Kontrollo sind Arbeitskonten, die die Staffsec Solution GmbH für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anlegt. So beantragen Sie die Löschung:

Schreiben Sie eine E-Mail an marco.doehle@staffsec.de mit dem Betreff „Löschung Kontrollo".
Nennen Sie Ihren Namen und Ihren Anmeldenamen in der App.
Wir bestätigen den Eingang und teilen Ihnen mit, welche Daten gelöscht werden und welche wir aufgrund gesetzlicher Pflichten noch aufbewahren müssen.

Was gelöscht wird: Ihr Zugang (Anmeldename, Passwort, Gerätebezeichnungen der Sitzungen), Nachrichten sowie Standort- und Diensteinträge, soweit sie nicht zu einem Kontrollbericht gehören.

Was aufbewahrt wird: Kontrollberichte samt zugehöriger Strecke, Fotos und Unterschrift sind Leistungsnachweise gegenüber unseren Auftraggebern. Sie werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und danach gelöscht (siehe Abschnitt 5).

6. Rechte der betroffenen Personen

Es besteht das Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO), Berichtigung (Artikel 16), Löschung (Artikel 17), Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18), Datenübertragbarkeit (Artikel 20) sowie das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen (Artikel 21). Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren; zuständig ist für uns das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel.

7. Berechtigungen der App und wofür sie gebraucht werden

Standort — für die Aufzeichnung der gefahrenen Kontrollstrecke, für den Standort des Dienstfahrzeugs während der Nutzung (Fahrzeugübernahme bis Rückgabe) und für die Ortsangabe bei Dienstzeiten, Notruf und Fahrzeugprotokoll.
Standort im Vordergrunddienst — damit die Aufzeichnung während der Fahrt nicht abbricht, wenn der Bildschirm ausgeht. Die Erfassung bleibt dabei sichtbar.
Kamera — für Fotos von Mängeln und Fahrzeugen.
Benachrichtigungen — für Hinweise zu Aufträgen und Rückfragen.
Internetzugang — zur Übertragung an den Server der Staffsec Solution GmbH.

8. Kundenportal für Auftraggeber

Unsere Auftraggeber erhalten auf Wunsch einen Zugang zum Kundenportal. Dort sehen sie die geprüften Kontrollberichte ihrer Baustellen, melden neue Bauvorhaben, ändern oder melden sie ab, legen Anfahrpunkte für die Kontrollfahrten fest und schreiben uns Nachrichten. Die Zugänge legen wir oder ein Verwalter des Auftraggebers an; eine öffentliche Anmeldung gibt es nicht.

Daten	Wann sie entstehen	Wozu
Name, Anmeldename, E-Mail-Adresse, Rolle im eigenen Haus, Zeitpunkt der letzten Anmeldung	beim Einrichten des Zugangs und bei jeder Anmeldung	Zugang, Rechte im eigenen Haus, Versand der Zugangsdaten
Sitzungskennung, Gerätebezeichnung, IP-Adresse	bei der Anmeldung	angemeldet bleiben; Schutz vor unberechtigten Anmeldeversuchen
Zugriffsprotokoll: welcher Bericht oder welche Sammel-PDF abgerufen wurde, Zeitpunkt, IP-Adresse	bei jedem Abruf eines Kontrollberichts	Nachweis, wer wann welche Berichte erhalten hat
Nachrichten, Support-Anfragen, Meldungen, Änderungen und Abmeldungen von Bauvorhaben samt hochgeladener Unterlagen	wenn sie im Portal geschrieben oder hochgeladen werden	Bearbeitung des Anliegens und Durchführung des Auftrags
Anfahrpunkte, Stammdaten und Logo des Auftraggebers	wenn sie im Portal eingetragen werden	Kontrollfahrten und Kontrollberichte des Auftraggebers

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO (Durchführung des Vertrags mit dem Auftraggeber) und Buchstabe f (berechtigtes Interesse an einem sicheren Zugang und am Nachweis der Berichtsübergabe).
Kontrollberichte erscheinen im Portal erst, wenn sie bei uns geprüft und für die jeweilige Kalenderwoche freigegeben sind. Sie enthalten die in Abschnitt 2 genannten Angaben der Kontrollfahrt, darunter den Namen des Kontrollfahrers und dessen Unterschrift.
Cookies: Das Portal setzt nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (Gültigkeit 30 Tage oder bis zur Abmeldung). Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste; Schriften und Kartenkacheln werden von unserem eigenen Server ausgeliefert.
Kartenkacheln stammen von basemap.de (GeoBasis-DE / Bundesamt für Kartographie und Geodäsie) und werden über unseren Server abgerufen; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht weitergegeben.
Adresssuche: Der eingegebene Suchtext wird über unseren Server an den Suchdienst von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich; für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission) übermittelt. Ihre IP-Adresse und Ihr Name werden dabei nicht übertragen.
Speicherdauer: Das Zugriffsprotokoll wird nach 12 Monaten automatisch gelöscht. Zugänge werden gelöscht, wenn der Auftraggeber sie nicht mehr braucht oder die Zusammenarbeit endet. Nachrichten, Meldungen und Unterlagen werden aufbewahrt, solange sie für den Auftrag gebraucht werden, längstens bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Löschung oder Auskunft: formlos an marco.doehle@staffsec.de (Betreff „Kundenportal"). Die Rechte aus Abschnitt 6 gelten ebenso.

Stand: 30.09.2026